Cấp lại bản chính giấy khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Cấp lại bản chính giấy khai sinh tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật

Điều kiện

  • Người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh là công dân Việt Nam đang sinh sống, làm việc hoặc học tập tại Nhật Bản.
  • Bản chính giấy khai sinh bị mất, bị rách nát, cháy, biến dạng, không thể sử dụng được.

Hồ sơ

  • Phiếu đề nghị cấp lại bản chính giấy khai sinh (theo mẫu).
  • Bản khai sinh (bản sao có chứng thực) do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
  • Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người yêu cầu cấp lại giấy khai sinh (xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện).

Trình tự giải quyết

  • Người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
  • Đại sứ quán kiểm tra, thẩm định hồ sơ; trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ để giải quyết; trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn cho người nộp hồ sơ làm lại.
  • Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Lệ phí: 500 yên.

Lưu ý

  • Trường hợp người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh là trẻ em dưới 14 tuổi thì cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ em đó nộp hồ sơ.
  • Trường hợp người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh là người đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản thì nộp hồ sơ kèm theo bản sao giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp.

Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tiếp

  • Người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản cần đến đúng thời gian làm việc của Đại sứ quán.
  • Khi đến nộp hồ sơ, người yêu cầu cần mang theo đầy đủ hồ sơ theo quy định.
  • Tại quầy tiếp nhận hồ sơ, người yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào phiếu tiếp nhận hồ sơ và nộp hồ sơ cho nhân viên tiếp nhận.
  • Nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ và thu phí.
  • Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Đại sứ quán sẽ hẹn ngày trả kết quả.

Hướng dẫn nộp hồ sơ qua đường bưu điện

  • Người yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện cần gửi hồ sơ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản theo địa chỉ sau:

Đại sứ quán Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam 2-1-13 Minami-Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062, Nhật Bản

  • Hồ sơ cần được gửi theo đường bưu điện đảm bảo, có ghi rõ tên người nhận, địa chỉ nhận và số điện thoại liên hệ.
  • Hồ sơ cần được đóng gói cẩn thận, tránh hư hỏng.
  • Người yêu cầu cần gửi kèm theo một phong bì đã dán sẵn tem và ghi rõ địa chỉ trả kết quả.

Sau khi nhận được hồ sơ, Đại sứ quán sẽ kiểm tra hồ sơ và gửi kết quả qua đường bưu điện theo địa chỉ trả kết quả mà người yêu cầu đã ghi trên phong bì.

Các bước

 

Trình tự thực hiện ​ ​ ​ ​

 ​ ​​Tên bước Mô tả bước
​1. ​ Nộp hồ sơ ​Nộp hồ sơ tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
​2. Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết Viên chức lãnh sự kiểm tra, thẩm định hồ sơ; trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viên chức lãnh sự tiếp nhận hồ sơ để giải quyết; trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì viên chức lãnh sự hướng dẫn cho người nộp hồ sơ làm lại.
3.   Trả kết quả Nhận kết quả tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

(Xem danh sách các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để biết thông tin về địa chỉ, lịch làm việc để nộp hồ sơ và nhận kết quả).

Hồ sơ

 

Thành phần hồ sơ ​ ​ ​

 ​ ​​Thành phần hồ sơ
​1. Tờ khai (theo mẫu TP/HT-2012-TKCLBCGKS).
​2. Bản chính giấy khai sinh cũ (nếu có).
​3. Phong bì ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận trong trường hợp gửi yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh qua hệ thống bưu chính.
4.​ ​Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của cha, mẹ trẻ em (xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực).
​5. ​Văn bản ủy quyền có chứng thực hợp lệ trong trường hợp người có yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh ủy quyền cho người khác làm thủ tục.
Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột của người được ủy quyền thì không phải có văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ nêu trên.
​6. ​Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người được ủy quyền làm thủ tục xin cấp lại bản chính Giấy khai sinh (xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực).
​Số bộ hồ sơ Một (01) bộ.
Mẫu đơn, mẫu tờ khai ​ ​ ​ ​ ​ Văn bản quy định
 ​Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Mẫu Tờ khai cấp lại bản chính Giấy khai sinh TP.HT-2012-TKCLBCGKS Tải về